Inwentaryzacja w wielu firmach produkcyjnych jest jak przegląd u dentysty: wszyscy wiedzą, że trzeba, nikt nie lubi, odkłada się do ostatniej chwili, a potem i tak wychodzi coś nieprzyjemnego. Najczęściej w postaci różnic, których nie da się wyjaśnić, i wpisów korygujących, w które nikt do końca nie wierzy.
To nie jest tak, że firmy nie chcą robić rzetelnej inwentaryzacji. Chcą – tyle że nie mają warunków do jej przeprowadzenia bez zatrzymania operacji, i nie mają systemu, który tę rzetelność zapewni bez angażowania połowy zakładu na trzy dni.
Dlaczego różnice na inwentaryzacji są takie duże?
Przy ręcznym zarządzaniu stanami każdy ruch towaru to potencjalna niezgodność. Ktoś wziął materiał na produkcję i nie zapisał. Ktoś inny przepisał ilość z dokumentu i się pomylił o jeden. Towar wrócił ze zwrotem i czeka na aktualizację. Korekta faktury zmieniła ilość w ERP, ale nie w arkuszu magazynowym.
Z czasem te małe niezgodności kumulują się. Po roku różnica między stanem w systemie a stanem na półce może wynosić nie kilka procent, ale kilkanaście. I wtedy inwentaryzacja przestaje być narzędziem kontrolnym, a staje się corocznym rytuałem przykrywania problemów korektami.
Inwentaryzacja ciągła jako alternatywa
Firmy, które wdrożyły system WMS, często odkrywają, że roczna inwentaryzacja staje się formalnością, a nie wydarzeniem. Dzieje się tak dlatego, że WMS rejestruje każdy ruch: każde przyjęcie, każde wydanie, każde przesunięcie między lokalizacjami. Stan w systemie jest aktualny na bieżąco, bo nie ma między nim a rzeczywistością warstwy ręcznych wpisów.
Zamiast jednej wielkiej inwentaryzacji raz w roku, firmy z WMS robią wyrywkowe spisy kontrolne przez cały rok – kilka lokalizacji dziennie, rotacyjnie. Gdy pojawi się niezgodność, jest wykryta szybko i w małej skali. Nie po roku, nie w postaci zagadki wartej dziesiątki tysięcy złotych.
Jak przygotować się do pierwszej inwentaryzacji z WMS?
Pierwsza inwentaryzacja przy wdrożeniu WMS – tak zwana inwentaryzacja startowa – to moment, który wiele firm traktuje zbyt lekko i potem tego żałuje. To fundament, na którym system będzie działał: jeśli dane startowe są złe, każde kolejne liczenie będzie budować na krzywym fundamencie.
Dobra inwentaryzacja startowa wymaga zatrzymania lub ograniczenia ruchów magazynowych na czas liczenia. To jest dyskomfort – szczególnie w firmach, gdzie magazyn pracuje non-stop. Ale to jednorazowy koszt, który procentuje latami poprawnych danych.
Warto też zadbać o to, żeby lokalizacje były sensownie zdefiniowane przed inwentaryzacją, a nie w jej trakcie. Jeśli WMS ma lokalizować towar – musi wiedzieć, gdzie są granice każdej lokalizacji. Regał A, półka 3, segment 2 – to musi być jasne zanim magazynier zacznie skanować.
Produkcja i magazyn – gdzie zaczynają się problemy ze stanami?
W firmach produkcyjnych szczególnie trudnym miejscem jest granica między magazynem surowców a halą produkcyjną. Materiał wydany z magazynu do produkcji „znika” z ewidencji magazynowej – ale wciąż istnieje fizycznie, w różnych fazach obróbki, na różnych stanowiskach.
Bez systemu śledzącego zużycie materiałów firma może mieć stan 0 w magazynie i jednocześnie kilkadziesiąt kilogramów surowca w toku produkcji – co przy planowaniu nowych zamówień tworzy fałszywy obraz.
To jeden z obszarów, gdzie https://jmblab.com/automatyzacja-produkcji/ łączy się z zarządzaniem magazynem – cyfrowe śledzenie materiałów w toku pozwala mieć pełny obraz bez ręcznego spisywania co stoi na jakiej palecie przy jakim stanowisku.
Inwentaryzacja to nie problem sam w sobie. To objaw braku spójnego systemu rejestracji ruchów. Firmy, które rozwiązują to u źródła, odkrywają, że inwentaryzacja przestaje być stresem – i zaczyna być po prostu potwierdzeniem tego, co system już wie.
Co sądzą o tym firmy, które już przez to przeszły – sprawdź opinie o JMB Lab w Google.
www.jmblab.com
