Powszechnie uważa się, że przedsiębiorcy zajmują się głównie wystawianiem faktur. Okazuje się jednak, że na co dzień przygotowują oni także innego rodzaju dokumenty związane z działalnością firmy. Które z nich najczęściej wystawiają przedsiębiorcy?
Dokumenty magazynowe
Osoby prowadzące działalność produkcyjną bądź handlową zobowiązane są sporządzać wiele różnego rodzaju dokumentów magazynowych. Jednym z nich jest wuzetka dokument, który potwierdza wydanie towaru na zewnątrz. Wystawia się go na przykład w momencie przekazania produktu pracownikowi firmy transportowej. Wuzetka powinna zostać dołączona do faktury głównej. Innym dokumentem jest PZ, który potwierdza przyjęcie danego produktu na magazyn. Popularny jest również dokument PW, który oznacza, że dany towar został przeniesiony z innej filii przedsiębiorstwa na konkretny magazyn. Nieco rzadziej wystawianym dokumentem jest MM, który oznacza przesunięcie międzymagazynowe. Towar z jednego magazynu przeniesiony zostaje bowiem na inny.
Dokumenty finansowe
Jednym z najpopularniejszych dokumentów finansowych jest oczywiście faktura VAT. Potwierdza ona dokonanie transakcji, a dodatkowo podlega rozliczeniom podatkowym (pod kątem podatku dochodowego oraz VAT). Popularne są również faktury pro forma, które co prawda nie są dokumentem o charakterze księgowym, a jedynie stanowią swego rodzaju ofertę handlową, jednak również można wystawić je za pomocą programów do fakturowania. W niektórych przypadkach przedsiębiorca musi sporządzić korektę faktury in plus bądź in minus, w zależności od charakteru pomyłki. Faktura korygująca, tak samo jak i faktura główna, podlega rozliczeniom podatkowym. Jeśli zaś faktura główna zawiera błędy o charakterze nie kwotowym (pomyłka w adresie, błędnie opisany towar), to przedsiębiorca powinien wystawić do niej notę księgową bądź inaczej notę korygującą. Przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych, wystawiają im paragony fiskalne.
Kiedy i w jaki sposób wystawiać dokumenty w firmie?
Szacuje się, że duże przedsiębiorstwa wystawiają nawet kilka tysięcy dokumentów miesięcznie. Oczywiście jest to zadanie nie tylko właściciela firmy, ale również pracowników działu logistyki, księgowości czy magazynu. Warto mieć na uwadze, że wystawianie dokumentów znacznie ułatwia dobry program do fakturowania, który jest kompatybilny z programem księgowym oraz magazynowym. Przedsiębiorca ma bowiem obowiązek nie tylko wystawiać, ale również przechowywać dokumentację przez okres wynikający z bieżących przepisów. Dokumenty finansowe, a także magazynowe należy wystawiać zawsze wtedy, gdy zostanie wykonana jakakolwiek wymagająca tego operacja. Nawet zwykłe przeniesienie towaru z magazynu na magazyn wymaga wystawienia stosownego dokumentu.
